Das Telefon ist meist der erste persönliche Kontakt, den KundInnenen mit Ihrem Unternehmen haben. Dieser erste Eindruck kann wie immer entscheidend sein. Neben professionellen Umgangsformen der MitarbeiterInnen am Telefon, sollten auch die Melde- und Warteansagen zu Ihrem Unternehmen passen und die Erfahrung der KundInnen so positiv wie nur möglich machen, auch wenn man mal warten muss.
Die Philosophie des Wartens
Warten zu müssen ist für die meisten Menschen eine große Qual. Warten bedeutet Zeitverlust. Wir wollen weiterkommen, weitermachen, etwas bewegen! In der Schlange stehen, in der Kälte auf den Bus warten, an der Kasse im Supermarkt anstehen … Man würde seine Zeit gerne besser nutzen.
Tja , und dann sind da noch Telefonate, bei denen man uns warten lässt. Meistens keine schöne Erfahrung, wie jeder sofort bestätigen würde. Bis man eine reale Person am Apparat hat, die einem weiterhelfen kann, dauert es oft eine Weile. Oder wir werden weiterverbunden und hängen in der Warteschleife fest.
Sich in die Kund*Innen hineinversetzen
Soweit die Sicht der KundInnen, die jeder aus dem eigenen Alltag kennt. Aber wie steht es mit den Telefonansagen in Ihrem eigenen Unternehmen? Natürlich nimmt man sich selten die Zeit, selbst mal bei der eigenen Zentrale anzurufen und zu sehen (bzw. zu hören), wie man sich als AnruferIn in der eigenen Leitung so fühlt.
Neben Ihren MitarbeiterInnen, die gerade durch den persönlichen Kontakt mit den KundInnen eine hohe Verbindlichkeit und Professionalität Ihr Unternehmen nach außen vertreten, können Sie auch die Telefonansagen als Teil des Audiomarketings für Ihre Firma nutzen.
Ein bisschen Musik und 0-8-15 kann doch jeder
Sie kennen die klassischen Warteschleifen: Eine (meist bekannte) Melodie dudelt uns ins Ohr und wir nehmen die Wartezeit bewusst also solche wahr. Eigentlich sollte die Musik ja beruhigend wirken, hat aber meist den gegenteiligen Effekt.
Überraschen Sie Ihre KundInnen doch mal mit etwas Abwechslung und überlegen Sie: Was macht Sie als Firma einzigartig?
Telefonansagen und Firmen-CI
Ähnlich wie bei der Erstellung eines Firmenlogos, eines Designs für Ihre Website oder der Gestaltung anderer Werbeartikel für Ihr Unternehmen, können Sie auch Ihrer Telefonanlage den Klang Ihres Unternehmens geben.
Als Bestandteil der Corporate Identity können Sie beispielsweise Ihren Slogan, eventuell bereits vorhandenen Corporate Sound, ein Sound-Logo oder zu Ihrer Branche passende Geräusche einsetzen.
Um den Anrufern das Warten zu verkürzen, können innerhalb der Melde- oder Warteansagen auf Aktionen aufmerksam gemacht werden, auf die Unternehmens-Website verwiesen werden.
Oder Sie wagen sich in eine etwas andere Richtung und gestalten das Warten humorig: Mit einer modul-artig aufgebauten Warteansage, die eine kleine Geschichte erzählt und den Kunden akustisch in eine andere Situation versetzt.
Fazit: Professionell ist das A und O
Neben den gängigen Aushängeschildern für Ihr Unternehmen (wie Website, Print-Werbung oder Social-Media-Profile) ist Ihre Telefonanlage vielleicht der erste Berührungspunkt mit einem potenziellen Neukunden.
Deshalb sollten Sie die Wirkung von Melde-, Warte- oder Anrufbeantworter-Ansagen nicht unterschätzen und sich Zeit nehmen, in professionell produzierte Ansagen mit Profi-Stimme zu investieren. Ihre KundInnen werden es Ihnen danken und das Warten nicht mehr als störend empfinden.
Natürlich müssen Sie selbst entscheiden, ob Ihre Telefonansagen eher nüchtern und sachlich aufgebaut sein sollen, oder ob es auch eine etwas ausgefallenere Variante sein darf. Die P&P Studios richten sich bei der Erstellung des jeweiligen Konzeptes ganz nach Ihren Wünschen.
Gerne zeigen wir Ihnen Möglichkeiten auf, durch die passende Wortwahl und den geeigneten musikalischen und/oder geräuschlichen Rahmen dafür zu sorgen, dass Ihre Telefonanlage auch dann für Ihr Unternehmen spricht, wenn außerhalb der Geschäftszeiten „nur“ der Anrufbeantworter ran geht.
Hören Sie auch gerne in unsere aktuellen Telefonansagen-Beispiele auf unserer Website rein oder rufen Sie uns gerne an unter: 0941/ 69 67 6-0.